С необходимостью планирования многозадачных потоков я столкнулась на работе, много лет назад. Сначала я пыталась держать все текущие задачи в голове, потом стала записывать срочные дела на стикеры, потом пришла к ежедневникам и спискам. Это помогало понять фронт ближайших задач, но картину проекта в целом приходилось держать в голове.
Когда таких проектов стало три-четыре и они начали разрастаться и перестали помещаться в голове, я стала писать задачи на разноцветных стикерах и клеить их на ближайшую ко мне офисную стенку в три группы: бэклог задач общей кучей, срочное на ближайшие дни (на каждом стикере был указан дедлайн) и расстрельный список - то, что застряло у коллег (вместе с именем этого негодяйца, ага). Каждый проект отличался своим цветом стикеров, карточки физически переклеивались из колонки в колонку, все было наглядно, легко отслеживаемо и эффективно,
хотя иногда отклеивалось и отваливалось на пол.
В том числе, кстати, наглядно было и для начальства, и для остальных вовлечённых коллег. И невовлечённых тоже - когда я начала практиковать этот подход, к моему рабочему месту никак не зарастала народная тропа, протоптанная любопытствующими товарищами,
желающими проверить, нет ли их имени в списке негодяйцев
Уже позже, закопавшись в Lean, Agile и Scrum (люблю свою работу!), я узнала, что интуитивно изобрела
колесо канбан-доску
А ещё я узнала, что есть куча программ, которые позволяют делать то же самое, но в цифровом виде. На работе мы уже использовали Jira для регистрации дефектов и написания user stories для разработчиков (и тихо её ненавидели, угу), и в какой-то момент европейское начальство открыло для себя её канбан-функционал и настоятельно попросило вносить все локальные проекты и их прогресс в Jira для более лёгкого отслеживания их на общей канбан-доске региона и различных дашбордах. Мышки плакали, кололись и продолжали использовать Jira (и даже проводили тренинги для своей lean-команды), но этот монструозный инструмент был явно избыточен для моих целей. Для заколачивания гвоздей вместо микроскопа нужен был простой и лёгкий молоток. Так я нашла Trello
Про Трелло написано много и противоречиво, его хвалят и ругают, обожают и люто-бешено ненавидят. Я дипломатично говорю, что везде есть свои плюсы и минусы, но перепробовав за много лет огромное количество подобных приложений, я осталась именно с Трелло, как максимально простым и удобным именно для моих задач.
Под каждый более-менее серьезный проект (а глобальный переезд - это большой проект!), я завожу отдельную доску. Доска в Трелло - это задачи, организованные в колонки. Колонки меняются в зависимости от проекта, это могут быть традиционные для канбан-досок Сделать - В процессе - Сделано, задачи на Сегодня - Завтра - Послезавтра или любые другие удобные колонки, например, с разбивкой по тематике. В колонки добавляются задачи-карточки. К карточкам можно добавлять описания, комментарии, списки, дедлайны, добавлять цветные теги, подгружать картинки и файлы, а также приглашать других пользователей работать над проектом вместе. Карточки при этом легко перемещаются в колонках и между ними по необходимости.
Для планирования переезда я выбрала не совсем стандартные колонки: в первой у меня всякая полезная информация и ссылки, во второй - задачи, которые надо сделать до отъезда (и сделанные тоже, их я не удаляю, а двигаю в конец колонки, чтобы можно было при необходимости посмотреть относящиеся к задаче заметки и файлы), в третьей я пишу и постоянно дополняю список вещей, которые надо взять с собой, а в четвертой - задачи, которые надо сделать после прибытия непосредственно на место.
Карточки можно делать красивыми с помощью так называемых обложек, прикрепляя к ним картинки или выделяя цветом. Я красивостями не увлекаюсь, но к каждому проекту обязательно сверху прикрепляю мотивирующую картинку, чтобы видеть цель и верить в себя.
Также в первой колонке у меня содержится разная полезная информация, разделенная по темам: контакты русско- и англоговорящих врачей, ветеринаров, риэлторов, юристов и переводчиков; ссылки на сайты по аренде жилья и на официальные ресурсы миграционки; информация по лекарствам, которые непременно надо взять с собой, по выставкам собак и местам, где купить пельмени и гречку. В общем, все то, что пока ещё не стало непосредственной задачей, но определенно может пригодиться. В процессе чтения разнообразных чатиков и гуглинга, вся найденная полезная информация сохраняется в карточки и моментально выкидывается из головы и не занимает оперативную память.
Непосредственные задачи на сейчас находятся в столбце "Сделать".
К этим карточкам я тоже прикрепляю соответствующую информацию. Например, в задаче "Оформить собаке ветсправки для выезда" есть комментарии по требованиям к оформлению ветеринарного евросертификата и в целом по вывозу тушки собачки из РФ и ввозу её в ЕС.
К карточке можно добавлять список задач и отмечать их выполнение. Например, так у меня были сделаны списки необходимых для оформления ВНЖ документов. Составил список, потом положил физическую бумажку в физическую же папочку "Для консульства" - поставил галочку. Галочки кончились - пакет для консульства готов, можно подаваться.
По мере проставления галочек, Трелло наглядно показывает прогресс в виде синей полоски сверху. К карточке можно добавить и несколько списков задач, например, для документов мужа и сына - два отдельных списка в одной карточке.
Такие же списки задач я использую и для перечисления вещей, которые нужно взять с собой. В принципе, тут все понятно: вещи я разбила по категориям, к каждой накидала список и дополняю/корректирую по ходу дела. Позже буду упаковываться - и отмечать галочками уже упакованное и подготовленное, чтобы не путаться.
В список вещей входят и важные документы, которые надо взять с собой.
Часть задач я делегировала мужу: расшерила с ним доску и добавила его как ответственного на карточки, связанные с документами на машину, ее оснащением светоотражающими жилетами на каждого пассажира и запасными лампочками, а также с планированием маршрута. Ответственный указан там, где значок человечка, он будет получать уведомления об изменениях карточки.
Сверху большая ссылка на схему маршрута на viamichelin.com, в комментариях - разная полезная информация, например, комментарий от Чертополох про дороги Словакии и цепи
Кстати, предыдущие обсуждения подарков коллегам и шишечного варенья с зефиром тоже задокументированы в соседней карточке "Сувениры коллегам".
К карточке можно добавлять не только комментарии, но и прикладывать файлы - хоть картинки, хоть документы/пдф. Вот как раз приложенная pdf-ка.
Если задача имеет четкий дедлайн, я вношу его на карточку, указываю, когда мне нужно об этом напомнить и Трелло в нужный момент присылает напоминания.
В последнюю колонку заношу то, что нужно сделать после прибытия, тут порядок карточек в целом отражает порядок выполнения задач, т.к. счёт в банке не открыть без ВНЖ, для получения ВНЖ нужна обязательно адресная карта, а адресную карту можно получить только после заключения контракта на аренду квартиры.
Трелло синхронизируется с десктопом и телефонами всех участников доски, поэтому я нахожу полезное, вношу в карточку, а муж тут же видит это у себя в телефоне. А наличие мобильного приложения позволяет заносить информацию сразу же: прочитал полезное в телеграм-чатике экспатов и релокантов, внёс тут же в карточку (процесс занимает несколько секунд) - можешь забывать с чистой совестью
Пришла в голову мысль, что надо взять с собой зонты или фен, тут же записал ее и забыл. Или возник вопрос по ходу дела, тут же записал, а в свободное время занялся гуглингом и поиском ответа. Ибо если я не запишу, то все равно забуду, но при этом потом буду ходить и маяться: "блин, что же я еще хотела, ведь отличная ж была мысль/интересный вопрос..."
Похожим образом я планирую отпуска и поездки, особенно с заковыристыми маршрутами, планировала свадьбу, мамин юбилей, подготовку к рождению ребенка, покупку собаки, переезд и ипотеку. Каждый год Трелло спасает мои нервы в предновогодний дурдом (наш дурдом дурдомнее обычного, т.к. начинается с дня рождения сестры 25.12, продолжается моим днём рождения, новым годом, днём рождения тети и заканчивается только 10.01 маминым днём рождения. Сумасшедший круговорот подарков, гостей, планирования меню и готовки.
Ад интроверта, короче. А в этом году к нашему семейству козерожек добавится ещё и племянник и будет ещё веселее).
Ну и рабочие проекты, конечно, веду тоже (хотя стикеры на стенке теплее и ламповее).
Фоточка про то, как я нежно люблю стикеры и использую их где ни попадя)))
было у меня подобное. Сдаю фото, а мне присылают скриншот экрана с гневными сообщениями, почему все фото темные
Мухи должны быть отдельно от котлет, а морг от витаминов.
